Leistung · Kassensystem-Anbindung

Kasse und Online-Shop: erst prüfen, dann verbinden.

Wenn Sie im Laden mit einem Kassensystem (POS) arbeiten, stellt sich die Frage, wie Bestand, Preise und Bestellungen zum Online-Shop kommen. Wir bewerten, koordinieren und – wo es tragfähig ist – setzen eine Anbindung um. Für jeden Anbieter einzeln.

Projekt besprechen Was wir klären

Wichtig vorab

Es gibt keine Anbindung, die für jedes Kassensystem „einfach funktioniert“. Ob und wie sich Ihr System anbinden lässt, prüfen wir für jeden Hersteller, jedes Produkt und jede Version einzeln. Vorher sagen wir nichts zu.

Kennen Sie das?

Typische Ausgangslagen

  • Sie haben ein Kassensystem im Laden und wollen online verkaufen, ohne Bestände doppelt zu pflegen.
  • Ihr Bestand stimmt online und im Laden nicht überein.
  • Preise oder Aktionen sollen an einer Stelle gepflegt werden.
  • Ihr Kassenanbieter bietet eine Schnittstelle an, aber niemand weiß, was damit möglich ist.

Was wir klären

Fragen zu Ihrem Kassensystem

Diese Punkte klären wir in der Machbarkeitsprüfung, bevor wir etwas zusagen:

  • Welcher Anbieter, welches Produkt, welche Version und welche Lizenzstufe?
  • Wie viele Standorte oder Kassen sind betroffen?
  • Gibt es eine dokumentierte Schnittstelle (API) oder Exportfunktion? Was kostet sie?
  • Braucht es die Freigabe oder Mitwirkung des Herstellers?
  • Gibt es eine Testumgebung (Sandbox) und Testzugänge?
  • Wer besitzt die Zugänge, und wer haftet für Änderungen am Kassensystem?
  • Welche Systeme sind außerdem beteiligt, etwa Warenwirtschaft oder Buchhaltung?

Datenflüsse

Was zwischen Kasse und Shop fließen könnte

Für jede Datenart klären wir, wo sie „führend“ gepflegt wird, in welche Richtung sie fließt und wie oft.

  • Produkte und Varianten

    Artikelnummern, Bezeichnungen, Varianten, Steuersätze. Wo werden Stammdaten gepflegt, und wie werden Änderungen übernommen?

  • Preise und Aktionen

    Regelpreise, Rabatte und Aktionen. Lassen sie sich über die Schnittstelle abbilden oder nur teilweise?

  • Bestand je Standort

    Wie aktuell muss der Bestand sein, und was passiert, wenn im Laden und online gleichzeitig verkauft wird?

  • Kundendaten

    Nur, wenn nötig und datenschutzrechtlich abgestimmt. Oft ist es sinnvoll, Kundendaten getrennt zu halten.

  • Bestellungen

    Sollen Online-Bestellungen im Kassensystem erscheinen, und wenn ja, in welcher Form und mit welchem Zahlungsstatus?

  • Rückgaben und Gutscheine

    Wie werden Retouren, Erstattungen und Gutscheine über beide Wege konsistent behandelt?

Phasen

Schrittweise, mit Entscheidungspunkt

Nach jeder Phase entscheiden Sie, ob es weitergeht.

  1. Machbarkeit

    Dokumentation, Schnittstellen, Erlaubnisse und Kosten prüfen. Ergebnis: eine schriftliche Einschätzung, ob und in welcher Form eine Anbindung sinnvoll ist.

  2. Prototyp im Testsystem

    Mit Testzugängen den wichtigsten Datenfluss ausprobieren. Ergebnis: belegte Erkenntnisse statt Annahmen.

  3. Pilot und Abgleich

    Begrenzter Livebetrieb mit Kontrolle: Stimmen die Daten? Was passiert bei Fehlern?

  4. Betrieb und Überwachung

    Fehlgeschlagene Abgleiche werden sichtbar, und es gibt eine Übersicht zum Nachprüfen der Datenstände.

Sorgfalt

Worauf wir bei der Technik achten

  • Fehlerbehandlung und Wiederholung

    Schnittstellen sind manchmal nicht erreichbar. Abgleiche werden wiederholt, ohne Bestände doppelt zu buchen.

  • Abgleich und Konfliktregeln

    Vorab festgelegt, was gilt, wenn Kasse und Shop unterschiedliche Stände haben, und eine Übersicht zur Kontrolle.

  • Sicherheit

    Zugangsdaten liegen nur serverseitig und nicht im Quelltext. Zugriffsrechte werden auf das Nötige begrenzt.

  • Protokolle ohne Personendaten

    Wir protokollieren so, dass sich Fehler finden lassen, ohne unnötig personenbezogene Daten zu speichern.

Wenn es nicht direkt geht

Ehrliche Alternativen

Manchmal fehlt eine nutzbare Schnittstelle. Dann sprechen wir über einfachere Wege.

Mögliche Wege (Machbarkeit offen)

  • Vom Hersteller freigegebene Middleware oder ein Konnektor eines Drittanbieters
  • Kontrollierter Import und Export (z. B. CSV), zeitgesteuert oder manuell
  • Nur einseitiger oder verzögerter Abgleich, z. B. nur Bestand
  • Getrenntes Online-Sortiment mit eigener Bestandspflege

Was wir dann sagen

  • Ob der Aufwand den Nutzen rechtfertigt
  • Wo Risiken für Datenqualität und Bestand liegen
  • Dass ein Wechsel des Kassenanbieters manchmal die bessere Lösung ist – aber nicht immer
  • Keine Zusage, dass eine Alternative funktioniert, bevor sie getestet wurde

Kassen- und Steuerrecht

Eine Shop-Anbindung zertifiziert keine Kasse

Eine Shop-Anbindung zertifiziert keine Kasse

Pflichten rund um Kasse, Belege, Aufzeichnungen und Steuer (z. B. Manipulationsschutz und Datenexporte) betreffen Ihr Kassensystem und Ihre Abläufe. Eine Online-Shop-Anbindung erfüllt sie nicht und bescheinigt sie nicht. Klären Sie Fragen dazu mit Ihrem Kassenanbieter und Ihrer Steuerberatung.

Ergebnis

Was Sie am Ende in der Hand haben

Typischer Umfang – den genauen Rahmen halten wir vorab schriftlich fest.

  • Eine schriftliche Machbarkeitseinschätzung zu Ihrem Anbieter
  • Falls sinnvoll: ein getesteter Prototyp im Testsystem
  • Beschreibung der Datenflüsse, Zuständigkeiten und Konfliktregeln
  • Bei Umsetzung: dokumentierte Anbindung mit Überwachung und Abgleichsübersicht

Fragen

Häufige Fragen

Welche Kassensysteme unterstützen Sie?

Wir nennen keine Liste, weil eine Zusage ohne Prüfung nicht seriös wäre. Sagen Sie uns Anbieter, Produkt und Version, sofern bekannt. Wenn Sie es nicht wissen, helfen wir beim Herausfinden.

Was kostet die Machbarkeitsprüfung?

Der Umfang hängt davon ab, wie gut dokumentiert das System ist und ob es Testzugänge gibt. Wir stimmen den Umfang mit Ihnen ab, bevor Kosten entstehen. Schnittstellen- oder Lizenzgebühren Ihres Kassenanbieters kommen ggf. hinzu.

Brauche ich die Zustimmung meines Kassenanbieters?

Häufig ja, etwa für API-Zugang oder Änderungen an Ihrer Lizenz. Das klären wir in der ersten Phase gemeinsam mit Ihnen.

Was, wenn mein Anbieter keine Schnittstelle hat?

Dann besprechen wir Alternativen wie kontrollierten Import und Export. Ob sie im Alltag tragen, muss sich im Test zeigen.

Weitere Antworten finden Sie in den allgemeinen Fragen.

Sie möchten wissen, ob Ihre Kasse zu einem Shop passt?

Eine kurze Beschreibung reicht. Wir melden uns per E-Mail und schlagen einen Termin für ein erstes Gespräch vor.

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Oder direkt per E-Mail: kontakt@aetherons.de